El flujo de cobranza que no suena a cobrador

La mora crece cuando el seguimiento depende de que alguien se acuerde. Y cuando por fin se escribe, el mensaje sale tarde, genérico o con un tono que tensa la relación con un buen cliente.

El protocolo, paso a paso

1. Arma la tabla de cartera

   Una sola hoja con una fila por factura o cuota. Sin esto no hay sistema: es la memoria que hoy está en la cabeza de alguien.

   Copia y pega

   Columnas: cliente · contacto · monto · fecha de vencimiento · días de atraso · etapa (por vencer / vencida / en promesa / escalada) · promesa anterior (fecha y monto) · último contacto · próxima acción · responsable

2. Define los segmentos

   Segmenta por historial, monto, etapa y promesa anterior. No es lo mismo un cliente que siempre paga y se atrasó tres días que uno que ya incumplió dos promesas. Escribe la regla de cada segmento en una línea.

   Copia y pega

   A · Recordatorio amable: vence en 3 días o atraso de hasta 7 días, buen historial.
   B · Seguimiento firme: atraso de 8 a 30 días o una promesa incumplida.
   C · Caso sensible (pasa a persona): monto alto para tu negocio, cliente estratégico, reclamo abierto o dos promesas incumplidas.

3. Escribe la voz de tu negocio

   Antes de pedirle nada a la IA, deja por escrito cómo hablas tú. Esto es lo que evita que suene a cobrador.

   Copia y pega

   Hablamos de tú, cordial y directo. Nunca amenazamos ni mencionamos consecuencias legales. Siempre damos una salida fácil: link de pago, datos de transferencia o la opción de proponer una fecha. Firmamos con nombre de persona, no con "Departamento de Cobranzas".

4. Genera el mensaje con contexto

   Cada mañana filtra las filas con próxima acción para hoy y pega cada una en tu chat de IA con este prompt. El mensaje sale distinto para cada cliente porque usa su historial.

   Copia y pega

   Eres el asistente de cobranza de [NEGOCIO]. Voz: [PEGA TU VOZ DEL PASO 3].
   Datos del cliente: [PEGA LA FILA].
   Segmento: [A/B].
   Escribe un mensaje de WhatsApp de máximo 4 líneas que: 1) salude por su nombre, 2) mencione el monto y la fecha concreta, 3) si hubo promesa anterior, la recuerde sin reproche, 4) cierre con una sola acción clara (pagar en [LINK] o responder con una fecha). No uses palabras como "deuda", "moroso" ni "último aviso".

5. Escala antes de enviar

   Todo caso del segmento C pasa a una persona antes de enviar cualquier cosa. La IA puede dejar un borrador, pero el envío lo aprueba alguien con nombre. Lo mismo si el cliente respondió con enojo, un reclamo o una situación personal.

6. Registra respuesta, compromiso y próxima acción

   Cuando el cliente responde, pega su respuesta en el chat y pide que actualice la fila. Así nadie pierde la promesa de pago entre conversaciones.

   Copia y pega

   Respuesta del cliente: [PEGA]. Devuélveme solo: compromiso (fecha y monto, o "ninguno"), nueva etapa, próxima acción con fecha y si debe escalar a persona (sí/no y por qué).

7. Revisa una vez por semana

   Diez minutos los lunes: cuántas promesas se cumplieron, qué clientes pasaron a C y qué mensaje tuvo mejor respuesta. Ajusta la voz y los segmentos con eso. Cuando el flujo funcione igual dos semanas seguidas, automatiza el paso 4 y el 6 con n8n o Activepieces, dejando el paso 5 siempre humano.