Una solicitud llega por correo con la intención, los datos y la urgencia escondidos en el texto. Alguien tiene que leerla, entenderla, pasarla a una tarea y acordarse de responder, y en ese camino se pierden pedidos.
Para quién es
Pymes que reciben pedidos, cotizaciones, reclamos o solicitudes de soporte por correo en una bandeja compartida (ventas@, soporte@, info@) y los gestionan a mano.
El esquema tiene cinco etapas: clasificar, extraer, crear la tarea, revisar si hay riesgo y cerrar el ciclo con el cliente. Puedes probarlo hoy copiando correos a un chat de IA; cuando funcione, se conecta con n8n o Activepieces a tu correo y a tu gestor de tareas.
El protocolo, paso a paso
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Define tus tipos de solicitud
Revisa los últimos 30 correos de la bandeja y escribe de 4 a 6 tipos. Agrega siempre "otro" para lo que no encaja.
Copia y pegaEjemplo: cotización · pedido · reclamo · soporte técnico · factura · otro
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Define los campos de cada tipo
Para cada tipo, anota qué datos necesitas para poder actuar. Lo que falte será lo que la IA pida de vuelta al cliente.
Copia y pegaCotización: nombre, empresa, producto o servicio, cantidad, fecha requerida, ciudad. Reclamo: nombre, número de pedido, qué pasó, qué espera el cliente.
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Clasifica y extrae con un prompt
Pega cada correo con este prompt. Pide la respuesta en formato fijo para que después se pueda pasar a una tarea sin reescribir.
Copia y pegaClasifica este correo en uno de estos tipos: [LISTA]. Luego extrae los campos de ese tipo: [CAMPOS]. Devuélveme: tipo · urgencia (alta/media/baja y por qué) · campos encontrados · campos faltantes · resumen en una línea · ¿requiere revisión humana? (sí si hay reclamo, monto alto, amenaza de cancelar o dudas sobre el tipo). Correo: [PEGA]
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Crea la tarea con responsable, fecha y evidencia
Cada tipo tiene un responsable por defecto y un plazo. La tarea lleva el resumen, los campos y el link al correo original como evidencia.
Copia y pegaTítulo: [TIPO] · [CLIENTE] · [RESUMEN] Responsable: [según tipo] Fecha límite: [según urgencia] Descripción: campos extraídos + link al correo
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Si hay riesgo o duda, pide revisión humana
Todo lo que el prompt marcó con revisión humana va a una persona antes de responder. También lo que cayó en "otro". La IA no responde reclamos sola.
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Devuelve el resultado al cliente y registra
Al crear la tarea, envía un acuse con lo que entendiste y lo que falta. Al cerrarla, responde con el resultado y deja la respuesta enlazada en la tarea.
Copia y pegaHola [NOMBRE], recibimos tu solicitud de [TIPO]: [RESUMEN]. La tiene [RESPONSABLE] y te respondemos antes del [FECHA]. Para avanzar nos falta: [CAMPOS FALTANTES].
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Automatiza cuando funcione a mano
Cuando una semana de correos pase por los pasos 3 a 6 sin sorpresas, conecta la bandeja a n8n o Activepieces: disparador por correo nuevo, paso de IA con tu prompt, creación de tarea y borrador de respuesta. El envío de respuestas a reclamos queda con aprobación humana.
Errores comunes
- Dejar que la IA invente datos que no están en el correo. Pide siempre la lista de campos faltantes.
- Crear tareas sin responsable. Una tarea sin dueño es un correo sin leer con otro nombre.
- Responder reclamos de forma automática. Revisa siempre antes de enviar.
- Conectar todo el correo de la empresa de una vez. Empieza por una sola bandeja compartida.
Para quién NO es
Si tu problema es la bandeja personal llena de boletines y notificaciones, esto no es para eso: mira la ficha de Inbox Zero en la Bóveda. Esto es para solicitudes de clientes que tienen que terminar en trabajo hecho.
¿Lo quieres aplicado a tu negocio?
Si prefieres no armarlo solo, agenda 30 minutos conmigo y lo revisamos con tu caso real. Si todavía no sabes por dónde empezar, el mapa te dice qué automatizar primero en 5 preguntas.