Después de cada reunión alguien tiene que escribir el resumen, repartir tareas, actualizar el CRM y mandar el correo de seguimiento. Casi nunca se hace todo, y lo que se acordó se diluye en una semana.
Para quién es
Equipos comerciales, agencias y dueños que tienen varias reuniones con clientes o internas por semana y ya las graban o transcriben, o están dispuestos a hacerlo con permiso de los asistentes.
La entrada es la transcripción. Con un solo prompt salen cinco cosas: resumen con decisiones, tareas, actualización de CRM, correo de seguimiento y riesgos con preguntas abiertas. Lo que se envía fuera del equipo siempre pasa por aprobación.
El protocolo, paso a paso
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Consigue la transcripción
Usa la transcripción de tu herramienta de videollamada o graba y transcribe con Whisper. Avisa siempre al inicio que la reunión se graba y pide consentimiento.
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Salida 1: resumen ejecutivo con decisiones
No una transcripción más corta: lo que se decidió, lo que quedó pendiente y por qué importa. Máximo diez líneas.
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Salida 2: tareas con responsable, fecha y dependencia
Cada tarea con una persona, una fecha y de qué depende. Si la reunión no definió responsable o fecha, la IA debe marcarlo como pendiente, no inventarlo.
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Salida 3: actualización de CRM con contexto comercial
Etapa de la oportunidad, necesidades mencionadas, objeciones, presupuesto o plazos si se dijeron, y próximo paso. Se pega en la ficha del cliente.
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Salida 4: correo de seguimiento listo para aprobación
Borrador para el cliente con lo acordado y los próximos pasos. Una persona lo revisa y lo envía; nunca sale solo.
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Salida 5: riesgos y preguntas abiertas en un tablero
Lo que puede salir mal y lo que nadie respondió. Va a una columna del tablero del proyecto para revisarlo en la próxima reunión.
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El prompt que saca las cinco salidas
Pega la transcripción con este prompt. Revisa las cinco salidas en dos minutos y reparte cada una a su lugar.
Copia y pegaTranscripción de una reunión de [TIPO: venta / proyecto / interna] con [ASISTENTES]: [PEGA]. Devuélveme cinco bloques: 1. Resumen ejecutivo (máx. 10 líneas): decisiones tomadas y pendientes. 2. Tareas: tarea · responsable · fecha · depende de. Si falta responsable o fecha escribe PENDIENTE. 3. CRM: etapa, necesidades, objeciones, presupuesto y plazos solo si se mencionaron, próximo paso. 4. Correo de seguimiento para [CLIENTE], tono [TU VOZ], máx. 8 líneas. 5. Riesgos y preguntas abiertas. No inventes nada que no esté en la transcripción.
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Automatiza cuando el prompt sea estable
Después de unas diez reuniones procesadas a mano, conecta con n8n: transcripción nueva, paso de IA con tu prompt, tareas al gestor, nota al CRM (por ejemplo Twenty), borrador de correo y tarjeta de riesgos. El envío del correo queda manual.
Errores comunes
- Grabar sin avisar. Pide consentimiento siempre.
- Aceptar fechas o responsables que la IA completó sin que nadie los dijera.
- Enviar el correo de seguimiento sin revisarlo.
- Guardar las transcripciones de clientes en herramientas sin control de acceso.
Para quién NO es
No sirve para reuniones sin agenda ni decisiones: si la reunión no decide nada, ninguna IA va a sacar tareas útiles. Tampoco para conversaciones confidenciales que no deben grabarse.
¿Lo quieres aplicado a tu negocio?
Si prefieres no armarlo solo, agenda 30 minutos conmigo y lo revisamos con tu caso real. Si todavía no sabes por dónde empezar, el mapa te dice qué automatizar primero en 5 preguntas.